채권 · 채무 잔액확인 — 대상 선정 · 조회서 메일 발송 · 거래처 회신부터 차이 조정 · 감사 조서까지 단계별로
결산 때마다 거래처에 잔액확인서를 보내고, 회신을 받아 차이를 설명하고, 감사인에게 회신율과 커버리지를 보여 줘야 합니다. 이 앱은 대상 선정 · 조회서 발송 · 결과 조회를 단계 화면으로 이어 주고, 거래처가 메일의 회신 화면에서 직접 회신하게 해 엑셀과 메일로 흩어진 과정을 한 흐름으로 묶습니다.
소개 영상2분 28초 · 블로그 목차 순서대로 · 자막 포함
주요 재생 지점
도입 포인트 — 이 앱을 사용해야 하는 이유
외부감사를 받는 회사는 결산 기준일마다 주요 거래처에 채권 · 채무 잔액확인서(조회서)를 보내고, 회신을 받아 장부와의 차이를 설명해야 합니다. 대부분 엑셀과 메일로 진행해 누구에게 보냈는지, 누가 언제 회신했는지, 차이를 어디까지 설명했는지 마감 직전까지 알기 어렵습니다.
이 앱은 왼쪽 작업 흐름 대상 선정 → 조회서 발송 → 결과 조회를 단계 화면으로 따라가며 처리합니다. 체크한 거래처만 대상으로 확정해 메일을 보내면, 거래처가 메일의 회신 화면에서 일치 · 불일치와 사유를 직접 회신하고 그 결과가 회신 일시와 함께 바로 반영됩니다.
핵심 포인트 여섯 가지
| 핵심 포인트 | 고객이 얻는 것 | 지금 방식이라면 |
|---|---|---|
| ① 단계별 작업 흐름 | 왼쪽 메뉴 대상 선정 → 조회서 발송 → 결과 조회를 따라 단계 화면으로 진행합니다. 메뉴 카드에 선정 건수 · 발송 대기 · 회신 · 차이 · 미회신이 표시되어 지금 할 일이 보입니다. | 엑셀 시트와 메일함을 오가며 어디까지 했는지 따로 적어 둡니다. |
| ② 체크한 거래처만 대상 확정 | 선정 규칙으로 후보를 본 뒤 표에서 체크한 거래처만 이번 조회 대상으로 확정합니다. 선정 확인 단계에서 건수 · 금액 · 커버리지 · 메일 주소를 다시 점검합니다. | 정렬한 잔액표에서 대상을 골라 커버리지를 손으로 계산합니다. |
| ③ 받는 사람 수정 · 실제 메일 발송 | 받는 사람 이름 · 메일을 발송 화면에서 고치고, 서식을 확인해 바로 보냅니다. 고친 주소는 담당자 정보에 저장되고, 거래처별 발송 결과가 남습니다. | 워드 서식에 금액을 붙여 넣고 메일을 한 통씩 보냅니다. |
| ④ 거래처가 직접 회신 | 메일의 회신 링크로 거래처가 일치 · 불일치를 고르고, 다르면 귀사 잔액 · 차이 사유 · 관련 번호를 적습니다. 회신은 바로 결과 조회에 반영됩니다. | 회신서를 메일 · 팩스로 받아 금액과 사유를 엑셀에 옮겨 적습니다. |
| ⑤ 회신 일시 · 원인 조정 · 대체절차 | 회신 일시와 확인 완료 일시가 거래처마다 남고, 차이는 원인 · 금액 · 근거로 설명하며, 미회신 거래처는 후속 입금 · 지급 증빙으로 대체절차를 기록합니다. | 언제 회신받았는지, 차이를 어디까지 설명했는지 알기 어렵습니다. |
| ⑥ 감사 조서 · 수정 분개 제안 | 커버리지 · 회신율 · 확인율과 거래처 회신 사유 · 당사 조정 내역을 감사 조서로 만들고, 장부를 고쳐야 하는 차이는 분개로 제안합니다. | 마감 직전에 집계표와 조정 내역을 다시 만들어 감사인에게 보냅니다. |
사례로 보는 효과
| 처리 단계 | 샘플 결과 |
|---|---|
| 선정 | 기준금액 3억 원 이상 + 관계사로 후보를 본 뒤 10곳(채권 6 · 채무 4)을 체크해 확정 — 선정 금액 53억 940만 원, 금액 커버리지 43.8% |
| 발송 | 10곳 발송 — 1곳은 받는 사람 메일을 고쳐 보냄 |
| 회신 | 6곳 메일 회신 — 일치 4 · 불일치 2(사유 포함) |
| 확인 | 일치 4 · 조정 후 일치 1(미착 870만 원) · 대체 확인 1 — 확인 완료 6곳 |
| 남은 일 | 차이 1곳 1,500만 원(거래처 사유: 9월 30일 지급분) · 미회신 3곳 |
도입하면 달라지는 것
- 메뉴 카드와 단계 표시로 조회서 업무의 진행 위치를 바로 확인
- 받는 사람 확인부터 메일 발송 · 발송 결과까지 한 화면에서 끝냄
- 거래처가 직접 회신해 회신 금액 · 사유 · 회신 일시를 옮겨 적지 않음
- 커버리지 · 회신율 · 확인율과 차이 설명을 감사 조서로 바로 넘김
이런 회사에 맞습니다
외부감사 대상으로 매 분기 · 기말 잔액확인을 하는 회사, 거래처가 많아 조회서 발송과 회신 관리에 손이 많이 가는 재무팀, 관계사 거래가 많아 잔액 대사가 중요한 그룹사에 맞습니다.
실행 화면
실제 화면 12종 둘러보기
아래는 앱을 실제 브라우저로 열어 순서대로 눌러 가며 캡처한 화면입니다. 이미지를 클릭하면 원본 크기로 확대됩니다. 거래처 · 금액 · 메일 주소는 모두 시연용 가상 데이터입니다.
① 대상 선정
선정 기준(맨 위 화면) → 대상 확정 → 선정 확인 세 단계입니다. 대상 확정에서 [다음 단계]를 눌러야 저장됩니다.
② 조회서 발송
받는 사람 확인 → 서식 확인 · 발송 → 발송 결과 세 단계입니다. 선정 확인에서 [다음 메뉴]를 누르면 방금 확정한 거래처가 받는 사람 목록에 올라옵니다.
데모를 신청하신 고객께 공개되는 내용입니다
CDS 뷰 구성, 데이터 모델, 점검 · 산출 규칙처럼 실제 구현에 가까운 상세 설계는 이 앱의 데모를 신청하신 고객께만 보여 드리고 있습니다. 양해 부탁드립니다.
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③ 거래처 회신
거래처는 로그인 없이 메일의 링크로 자기 거래처의 회신 화면만 엽니다. 회신은 한 번만 받으며, 다시 열면 접수된 결과를 보여 줍니다.
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④ 결과 조회 · 감사 조서
회신 현황 → 차이 조정 · 대체절차 → 감사 조서 세 단계입니다.
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사용 방법
- 대상 선정 · 선정 기준에서 기준금액 · 관계사 포함 · 회신 기한 · 감사인을 정하고 미리보기로 커버리지를 본 뒤 [선정 규칙 적용]을 누릅니다.
- 대상 확정에서 조회서를 보낼 거래처를 체크하고 [다음 단계]를 누릅니다. 체크한 거래처만 이번 조회 대상이 됩니다.
- 선정 확인에서 건수 · 금액 · 커버리지와 메일 주소 점검 결과를 보고 [다음 메뉴]로 넘어갑니다.
- 조회서 발송 · 받는 사람 확인에서 이름 · 메일을 고치고 보낼 거래처를 고릅니다. 이미 회신한 거래처를 다시 보내면 확인창이 뜨고, 기존 회신을 지운 뒤 새로 요청합니다.
- 서식 확인 · 발송에서 잔액 확인서를 확인하고 [발송]을 누릅니다. 발송 결과에 거래처별 성공 · 실패가 남습니다.
- 거래처가 회신하면 결과 조회 · 회신 현황에 회신 일시 · 결과 · 사유가 바로 나옵니다. 종이 · 감사인 경유 회신은 거래처 상세의 회신 등록에 직접 넣습니다.
- 차이 조정 · 대체절차에서 [조정]으로 원인 · 금액 · 근거를 넣어 미해명 차이를 0 으로 만들고, 미회신 거래처는 [대체절차]에 확인 금액 · 증빙 · 확인일을 기록합니다.
- 감사 조서에서 요약 · 차이 조정 내역 · 수정 분개 제안 · 미해결을 확인하고 인쇄 · CSV 로 감사인에게 넘깁니다.
상태 판정 규칙
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저장 규칙
| 대상 | 규칙 |
|---|---|
| 대상 확정 | [다음 단계]에서 체크한 거래처만 조회 대상, 체크하지 않은 미발송 거래처는 대상에서 제외 — 이미 발송한 거래처는 발송 이력 때문에 유지 |
| 발송 | 조회 대상 · 올바른 메일 주소 — 고친 받는 사람은 담당자 정보에 저장, 메일 발송이 실패하면 발송 일시 · 차수를 남기지 않음 |
| 다시 요청 | 이미 회신 · 대체 확인을 받은 거래처는 확인을 거쳐 기존 회신 · 차이 조정 · 대체절차를 지우고 새 회신 링크로 다시 보냄 |
| 메일 회신 | 거래처별 32자리 회신 링크로만 열림, 회신은 한 번만 — 불일치는 귀사 잔액 · 차이 사유 필수, 회신 일시 자동 기록 |
| 회신 취소 | 그 거래처의 차이 조정 항목도 함께 삭제 |
| 차이 조정 | 회신이 있는 거래처만, 미해명 차이와 같은 부호 · 그 범위 안에서 |
| 대체절차 | 발송했고 회신이 없는 거래처만, 확인 금액은 장부 잔액 이하, 증빙 필수 |
SAP 표준 기능 확장 포인트
SAP 표준에는 거래처 잔액 확인(채권 · 채무 잔액확인서 출력)과 거래처 미결 항목 조회, 입금 · 지급 처리가 있습니다. 이 앱은 표준의 잔액과 미결 항목을 그대로 쓰면서, 표준에 없는 체크 확정 · 메일 발송 기록 · 거래처 직접 회신 · 차이 원인 조정 · 대체절차 · 감사 조서를 이어 붙였습니다.
SAP 표준 기능 매핑
| SAP 표준 | 이 앱과의 관계 |
|---|---|
| F.17 / F.18 잔액 확인(고객 · 공급업체) | 조회 대상 선정 · 확인서 서식 — 표준은 출력까지, 이 앱은 체크 확정 · 발송 · 회신 관리까지 |
| FBL5N · FBL1N 거래처 미결 항목 | 잔액 구성(미결 내역) · 장부 잔액 — 확인서와 회신 화면에 그대로 표시 |
| 거래처 마스터(BP) 담당자 · 메일 | 받는 사람 기본값 — 발송 화면에서 고친 주소를 다시 저장 |
| SAP 메일 발송(BCS · SOST) | 조회서 메일 발송 연결 지점 — 회사 메일 서버 또는 BCS 로 발송 |
| F-28 입금 · F-53 지급 | 대체절차의 후속 입금 · 지급 증빙 |
| FB50 / 일반 전표 전기 | 수정 분개 제안 전기 |
CDS 구성
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자주 묻는 질문
자주 묻는 질문
실제로 메일이 나가나요?
[발송]을 누르면 서버가 거래처마다 조회서 메일을 보내고, 실패하면 발송 기록을 남기지 않습니다. 데모는 시연용 주소로 받으며, 운영에서는 회사 메일 서버나 SAP 메일 발송(BCS)에 연결해 거래처 주소로 직접 보냅니다.
거래처는 로그인해야 회신할 수 있나요?
아닙니다. 메일의 회신 링크에는 거래처마다 추측할 수 없는 32자리 토큰이 들어 있어, 그 링크로는 자기 거래처의 회신 화면 한 건만 열립니다. 회신은 한 번만 받고, 다시 열면 접수된 결과를 보여 줍니다.
대상 확정에서 체크하지 않은 거래처는 어떻게 되나요?
[다음 단계]를 누르면 체크한 거래처만 조회 대상이 되고, 체크하지 않은 미발송 거래처는 대상에서 빠집니다. 이미 조회서를 보낸 거래처는 발송 이력 때문에 대상으로 남습니다.
받는 사람 주소를 고치면 어디에 남나요?
발송할 때 거래처 담당자 정보(이름 · 메일)에 저장되고, 발송 기록에 실제로 보낸 주소가 남습니다.
이미 회신한 거래처에 다시 보낼 수 있나요?
받는 사람 확인에서 고를 수 있고, 점검란에 "다시 요청"으로 표시됩니다. 발송 전에 확인창이 뜨며, 보내면 기존 회신 · 차이 조정 · 대체절차를 지우고 새 회신 링크로 다시 요청합니다.
회신 금액을 잘못 받았으면?
거래처 상세의 회신 등록 탭에서 다시 저장하거나 [회신 취소]를 누릅니다. 회신을 취소하면 그 거래처의 차이 조정도 함께 지워집니다.
차이 조정 금액이 남은 차이보다 크면?
저장되지 않습니다. 조정 금액은 미해명 차이와 같은 부호, 그 범위 안에서만 받습니다.
회신이 끝내 오지 않으면?
결과 조회의 미회신 목록에서 [대체절차]를 눌러 기준일 이후 입금 · 지급 전표나 송장 · 인수증으로 확인 금액을 남깁니다. 장부 잔액만큼 확인하면 대체 확인이 됩니다.
수정 분개는 자동 전기되나요?
제안만 보여 줍니다. 검토 후 전표 작성 앱에서 기준일자로 전기합니다.